İşletmeler için En İyi Çözüm: Kurumsal E-Posta

 
Kartvizitlerde ve resmi yazışmalarda en önemli ayrıntılardan biri de maildir. Kurumsal posta uzantısı, müşterileriniz ve rakipleriniz üzerinde olumlu bir ilk izlenim bırakmakla kalmaz, aynı zamanda size güvenilirlik de sağlar. Bu nedenle e-posta adresine dikkat etmek önemlidir.
E-posta adresiniz kartvizitlerinizle aynı amaca hizmet eder: potansiyel müşteriler üzerinde profesyonel bir ilk izlenim yaratır. Peki müşterinin bağlantı kurmasına izin vermeyen genel bir e-posta adresi mi, yoksa şirketinizin adını içeren ayırt edici bir e-posta adresi mi markanızı doğru bir şekilde temsil eder? Gelin, birlikte inceleyelim.

Kurumsal E-Posta Nedir?

E-posta, işyerinde en hızlı ve en kolay iletişim şekli olması nedeniyle hem özel hem de ticari iletişim için tercih edilen bir yöntemdir. E-posta, her kuruluş için, özellikle de kurumsal yazışmalar için en önemli iletişim aracıdır. İş e-postası, şirketinizin adına karşılık gelen özelleştirilmiş e-posta adreslerini içerir. Kurumsal markanızın en önemli bileşenlerinden biri, şirket uzantılı e-posta hesapları olabilir. Kurumsal mail adresi, kendi iş alan adınızı içeren bir e-posta adresidir. Bu nedenle, önce alan adını oluşturmanız, ardından eşleşecek posta kutusunu oluşturmanız gerekir.

İş dünyasında sıklıkla kullanılan e-postalar için Gmail ve Hotmail gibi çeşitli seçenekler mevcuttur. Bu hizmetler bireysel kullanıcılar için mükemmeldir, ancak kurumsal işletmeler güvenlik riskleri oluşturdukları için bunlardan yararlanamazlar. Kurumsal e posta kesinlikle firmanıza özgü olmalıdır, bu nedenle bunu vurgulamak için @hotmail.com ve @gmail.com gibi anonim ve erişilebilir uzantılar yerine kendi şirket uzantınızı seçmelisiniz. Kurumsal e-posta bu şekilde iletişim için güvenli bir ortama sahip olmanızı sağlar.

Gmail hesabınızdan @gmail.com ile biten ücretsiz bir e-posta veya @yahoo.com adresi alabilirsiniz, ancak bu oldukça profesyonelce görünmeyebilir. Google Workspace (G Suite) için zaten ödeme yapıyorsanız, e-postalarınızın alan adınızdaki bir e-posta adresinden geliyormuş gibi görünmesini sağlamak için gmail takma adlarını kullanabilirsiniz. Bu platformu tercih ediyorsanız Microsoft 365 de benzer seçenekler sunmaktadır.

Bir başka seçenek de bir kurumsal e-posta hizmeti kullanmaktır. Bunun yerine, kendi özel alan adınızla biten ücretsiz bir e-posta adresi almak için web sitesi hosting hizmetine ödeme yapabilirsiniz. Birçok hosting firması, hosting planlarıyla birlikte ücretsiz bir iş e-posta adresleri sunuyor. Bu web hosting planları, ücretsiz e-posta adresi de dahil olmak üzere çok fazla hizmet sunduğundan, size bir kurumsal mail adresi almak için 'neredeyse ücretsiz' çözümler sunacaktır.

Neden Kurumsal E-posta Tercih Edilmeli?

İş e-postanızı teklifler, müşteri iletişimleri ve yazışmalar için kullanmak kuruluşunuza değer katar. Kişisel e-posta adresinizi web sitenize, kartvizitlerinize ve diğer materyallerinize ekleyerek işletmenizin reklamını her yerde yapabilirsiniz. Araştırmalar, kurumsal e-posta kullanımının alıcının mesajı açma olasılığını artırdığını göstermektedir. Kurumsal e-posta kullanımı artık markanızı oluşturmak ve kurumsal kimliğinizi sağlamlaştırmak için yararlı bir araç olarak hizmet vermektedir.

İşletmenizin dijital kimliği, kurumsal e-postanız tarafından temsil edilir. Müşteriler sıklıkla işletmelerin marka veya şirket adını içeren bir e-posta adresine sahip olmasını bekler. E-posta adresiniz alan adınız veya işletme adınızla aynıysa müşterilerin firmanızı tercih etme olasılığı dokuz kat daha fazladır.

Kurumsal e-posta sayesinde işletmeniz dijital bir kimlik geliştirir. Verimliliği artırır ve iş operasyonlarını iyileştirir. Bu araç, saygın işletmeler tarafından marka konumlarını iyileştirmek ve tüketicilerle bağlantı kurmak için kullanılır. Güçlü bir çevrim içi varlığa sahip olmak ve büyüme hedeflerine ulaşmak için mütevazı ama etkili bir yatırım yaparlar. Siz de bu harika araç sayesinde yeni potansiyel tüketicilerinizle etkileşime geçebilir ve satış ekibinizi güçlendirebilirsiniz. Rekabette öne çıkarak markanızın konumunu iyileştirebilirsiniz.
İş e-postası kullanırken akılda tutulması gereken birkaç husus vardır. Diğer e-posta sağlayıcılarında bulunabilecek takma adlar yerine kişilerin adları veya çalıştıkları departmanın adı kullanılmalıdır. Ayrıca, kurumsal e-posta uzantılarıyla oluşturulan hesaplar karmaşık veya anlamsız olmamalıdır.

E-posta imzanız, gönderdiğiniz her mesajın altında yer alan bir metin alanıdır. Posta imzası, kişinin veya işletmenin önemli bulduğu bilgileri içeren ve özelleştirilebilen, hatta resmedilebilen bir cümledir. Posta imzanızı bu şekilde elektronik kartvizitiniz olarak düşünebilirsiniz. Gönderdiğiniz her e-postanın altında otomatik olarak güncellenen imzanız yer alır. Siz bir değişiklik yapana kadar görseller ve içerik değişmeden kalır. Böylece her zaman sıfırdan bir şey tasarlamanıza gerek kalmaz.

Kurumsallaşmak ve markalaşmak isteyen her işletmenin bir posta imzası olmalıdır. Bu hem bir ön koşul hem de bir profesyonellik göstergesidir. Bu araç, ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, profesyonel bir çizgi isteyen tüm işletmeler tarafından kullanılır.

Mail imzanız, belirtilen şirketin temsilcisi olduğunuzun ve onun adına çalıştığınızın kanıtı olarak hizmet eder. E-posta imzası önemsiz gibi görünse de profesyonel iletişim için çok önemlidir. Kullanılmazsa, alıcı gönderene karşı güvensizlik geliştirir ve e-postanın içeriğini dikkate almaz. çünkü e-postanın alıcısı içeriği önemsemez ve kaynağının farkında değildir.

Önce bir alan adı için kaydolmalısınız. İşletme adınızı kendi adınız, soyadınız veya istediğiniz bir veya daha fazla terimden oluşan bir alan adı olarak kaydettirmelisiniz. Bir hosting hizmeti satın almalı veya bir hosting şirketiyle çalışmalısınız. Bundan sonra, diğer hizmetlerden yararlanabilir ve hosting paketinizin özelliklerine uygun olarak bir işletme e-posta hesabı oluşturabilirsiniz.
Eğer tüm bu aşamalar size karmaşık geliyorsa Natro ile kurumsal mail ile ilgili tüm süreçlerinizi kolaylıkla yürütebilmeniz mümkün! Şirketler için kurumsal e-posta alma aşamasında aklınıza takılan tüm sorulara Natro XMail kurumsal e-posta hizmeti ile yanıt bulabilirsiniz. Hemen Natro ile ayrıcalıklı e-posta dünyasını keşfedin!

Kaynak: