Toplantılar sırasında çok fazla not alırken önemli noktaları kaçırıyormuş gibi hissediyor musunuz?
Ya da uzun bir toplantıdan sonra elinizde, sonradan pek anlam ifade etmeyen sayfalar dolusu karalama notlarla mı kalıyorsunuz?
Eğer bu size tanıdık geliyorsa, yalnız değilsiniz. Toplantı sırasında not almak önemlidir ama bu, dikkatinizi konuşulanlardan uzaklaştırmamalıdır.
İyi haber şu ki, birkaç basit alışkanlıkla hem zaman kaybetmeden hem de yorulmadan işe yarar notlar alabilirsiniz. Bu, ister bir ekip görüşmesi, ister bire bir sohbet ya da sınıf içi tartışma olsun fark etmez. Bu ipuçları sayesinde daha akıllıca, daha az çabayla not alabilirsiniz.
Toplantı Notları Almak Neden Hâlâ Önemlidir?
Birçok araç ve kayıt özelliği olsa da, net yazılmış notların hâlâ güçlü bir yeri vardır. Görevleri, kararları ve eylem maddelerini hatırlamanıza yardımcı olur.
Sadece hafızanıza güvenmek zorunda kalmazsınız. Ayrıca, toplantıya katılamayan kişilerin de güncel kalmasını sağlar. En önemlisi, toplantı bittikten sonra hızlıca harekete geçmenizi kolaylaştırır.
Toplantı Başlamadan Hazırlanın
Toplantı sırasında zaman kazanmanın kolay yollarından biri de başlamadan önce hazırlanmak. Konuyu ya da gündemi anlamak için beş dakikanızı ayırın.
Hangi konuların gündeme gelebileceğini önceden bilirseniz, konuşma sırasında zihniniz daha odaklı kalır.
Not uygulamanızı ya da defterinizi önceden hazırlayın. Görevler, güncellemeler veya sorular gibi başlıklar için boş alanlar bırakın. Böylece toplantı sırasında hızlıca doldurabilirsiniz. Sayfa aramaya ya da nereye yazacağınızı düşünmeye gerek kalmaz.
Toplantıyı siz yönetiyorsanız, temel bir taslağı önceden paylaşmaya çalışın. Bu, herkesin konuyu daha iyi takip etmesini sağlar ve kendi notlarının kalitesini artırır.
Her Kelimeyi Yazmaya Çalışmayın
Toplantıdaki her cümleyi yazmaya çalışmak sadece yorucu değil, aynı zamanda verimsizdir. Hem dinlemeyi kaçırırsınız hem de gereksiz detaylarla dolu notlarınız olur. Bunun yerine, ana noktaları yakalamayı öğrenin. Kararları, görevleri ve takip edilmesi gereken şeylere odaklanın.
Kısa kısaltmalar ya da semboller kullanabilirsiniz. Örneğin, eylemler için ok işaretleri, belirsizlikler için soru işareti gibi. Bu küçük ipuçları, daha hızlı yazmanıza ve sonradan notlarınızı kolayca temizlemenize yardımcı olur.
Ayrıca, toplantı sırasında gramer ya da yazım kuralları hakkında endişelenmeyin. Hızlı ve anlaşılır yazın. Gerekirse sonradan düzenleyebilirsiniz.
Notları Başlıklarla Düzenli Tutun
Notlarınızı basit başlıklarla bölmek büyük fayda sağlar. Görevler, kararlar, güncellemeler ve sonraki adımlar gibi bölümler oluşturabilirsiniz. Net başlıkların altında yazdığınızda her şey düzenli kalır. Daha sonra kontrol ettiğinizde, aradığınızı kolayca bulursunuz.
Ayrıca, sonradan kontrol etmek istediğiniz şeyler için küçük boşluklar ya da işaretler bırakabilirsiniz. Böylece bir şeye emin olamadığınızda akışınız bozulmaz.
Bu kısmı nasıl yapılandıracağınızdan emin değilseniz, toplantı notları almaya yönelik ipuçları gibi bir rehber size basit adımlarla yardımcı olabilir.
Önce Eylem Maddelerini Yazın
Çoğu toplantıda çok fazla konuşma olur. Ama tüm bu konuşmaların içinde birkaç net görev ya da hedef mutlaka belirir. Dikkatinizi bunları yakalamaya verin. Eylem maddeleri, toplantıdan sonra yapılması gereken işlerdir. Bunları yazmak zaman kazandırır ve sizi önde tutar.
Kimin neyi, ne zaman yapacağına dair notlar bile alabilirsiniz. Bu sayede notlarınız sadece sizin için değil, ekibiniz için de faydalı olur. Herkes bir sonraki adımı bilir, yeni bir toplantıya gerek kalmaz.
Basit Kelimeler ve Kendi Tarzınızı Kullanın
Notlarınızın mükemmel görünmesi gerektiğine dair bir kural yok. Size anlamlı gelen kelimeler ve ifadeler kullanın. Hinglish ya da kısaltmalarla rahat ediyorsanız, sorun değil. Amaç, notlarınızı sonra hızlıca anlayabilmektir.
Kendi doğal tarzınızı kullanmanız hem daha hızlı yazmanızı sağlar hem de sizi rahatlatır. Büyük kelimeler ya da tam cümleler kullanmak zorunda değilsiniz, gerekirse yazarsınız.
Akıllı Özelliklere Sahip Not Uygulamaları Kullanın
Günümüzde not almayı hızlandıran birçok uygulama mevcut. Bazıları toplantıyı kaydederken konuşmaları yazıya döküyor. Bazılarıysa konuşma sırasında önemli bölümleri işaretlemenize izin verir. Böylece dinlemeye daha çok odaklanabilirsiniz.
Birçok uygulama takvim ya da e-posta ile senkronize olur. Böylece notlarınız ilgili toplantıyla eşleşir. Klasörler arasında kaybolmazsınız.
Arka arkaya toplantılarınız varsa, notlarınızı otomatik kaydeden ve zamana ya da konuya göre organize eden bir uygulama çok işe yarar. Daha sonra geri dönüp önemli kısımları kontrol edebilir ve ekibinize kolayca güncelleme gönderebilirsiniz.
Her Zaman Aynı Formatı Kullanın
Notlarınız her seferinde aynı düzende yazıldığında, hem yazması hem de okuması kolay olur. Notlarınızı belirli bir şablona göre yazmayı alışkanlık haline getirin. Basit bir akış izleyebilirsiniz: Toplantı başlığı, tarih, katılımcılar, tartışma, kararlar, görevler, sonraki toplantı.
Bu bir alışkanlık haline geldiğinde zaman kazandırır ve düşünmeden yazabilirsiniz. Ayrıca, notları paylaşmanız gerektiğinde başkalarının da kolayca anlamasını sağlar.
Toplantıdan Hemen Sonra Notlarınızı Gözden Geçirin
Her toplantıdan sonra beş dakikanızı notlarınızı okumaya ayırın. Eksik kısımları ekleyin ya da hızlıca yazdığınız yerleri düzeltin. Bu, önemli noktaların zihninizde kalmasını sağlar ve notlarınızı daha faydalı hâle getirir.
Notları toplantı hâlâ tazeyken göndermek de işe yarar. Eğer bir ekiple çalışıyorsanız, bu sizi daha güvenilir gösterir ve işleri takip ettiğinizi gösterir.
Kısa bir gözden geçirme bile sonraki adımlarınızı planlamanıza yardımcı olur. Ertesi günü beklemek yerine ne yapacağınızı hemen bilirsiniz.
Daha Az Yazmak İçin Daha İyi Dinlemeyi Öğrenin
Yapabileceğiniz en akıllıca şeylerden biri daha iyi dinlemeyi öğrenmektir. Dikkat ettiğinizde neyin önemli olduğunu hemen anlarsınız. Bu da fazla şey yazmanızı engeller ve notlarınızı kısa ve net tutar.
Birisi önemli bir güncelleme ya da görev paylaştığında bunu fark etmek genellikle kolaydır. Sadece mevcut olun ve odaklanın. Biraz pratikle, o anları kaçırmadan yakalayabilirsiniz.
Dinlemek ayrıca toplantı sonrasında daha iyi kararlar almanızı sağlar. Sadece kelimeleri kopyalamıyorsunuz; durumu gerçekten anlıyorsunuz.
Son Düşünce
Toplantı notları uzun ya da sıkıcı olmak zorunda değil. Birkaç akıllı alışkanlıkla hem zaman kazanabilir hem de odaklanmayı sürdürebilirsiniz. Sonuçta elinizde işe yarar notlar olur. İster öğrenci olun, ister yönetici, ister her gün toplantılara katılan biri… Bu küçük ipuçları büyük fark yaratır.
Kaynak: Bülten
