Stok kontrolü, imalattan perakendeye kadar ebatı ne olursa olsun tüm işletmelerdeki yöneticilerin en büyük kabuslarından biridir. Yetersiz stokun neden olduğu üretim kayıpları ve kaçırılan satış fırsatlarının paniği ile gereğinden fazla stoklamanın işletme üzerindeki ezici finansal (bağlı sermaye) yükü arasındaki ince çizgide dengeyi kurmak zordur. Milyonlarca kalem ürüne, on binlerce birim parçaya tek tek bakıp her biri için aynı yoğunlukta envanter stratejisi geliştirmek hem insan kaynağını tüketir hem de süreçleri işin içinden çıkılamaz bir duruma sokar. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun gözlemlediği “80/20 Kuralı”, bu noktada işletmelere derin bir nefes aldırır.

Sonuçların yüzde sekseninin, nedenlerin yüzde yirmisinden kaynaklandığını söyleyen bu kural, stok matematiğine de harika bir şekilde uyarlanır. Sonuç olarak işletmelerin kullandığı hammaddeler, ara mamuller ya da sattığı ticari mallar değer ve önem sırasına göre çok uçurumlu dağılımlar sergilemektedir. Her bir civataya, her ambalaja, fabrikanın veya satış ağının “altın yumurtlayan tavuğu” muamelesi yapmak ciddi israflara sebep olur. Lojistik ve tedarik zincirindeki tüm depoları sınıflandırmanın, depo iç dizaynını kurgulamanın ve stratejik tedarik ilişkisi kurmanın bel kemiğini ABC Analizi oluşturmaktadır.

ABC Analizi Kavramı ve Temel Dinamikleri

ABC Analizi, envanter kalemlerini işletme için yarattığı yıllık tüketim değerleri veya kar marjları üzerinden sınıflandıran evrensel bir yöntemdir. Ürünleri sadece depoda tuttuğu alan ya da miktarı (sayısı) üzerinden değil; şirket kasasına olan doğrudan etkisi ve risk maliyetine göre “A”, “B” ve “C” harfleriyle tasnif eder.

A Sınıfı Kalemler (En Değerli ve En Kritik)

Depodaki toplam stok kalemi / çeşitliliği (SKU) sayısının sadece %10 ila %20’lik çok küçük bir kısmını oluşturdukları halde, şirketin toplam envanter tüketim değerinin ortalama %70 ila %80’ini temsil eden en kıymetli ürünlerdir. İşletmenizin kalbidir. Eğer bu kalemlerde bir stok eksiği (stock-out) yaşanırsa, firmanın üretim bantları anında durur ya da ana ciro kaynağı olan satışlar derhal kesintiye uğrar. Dolayısıyla “A” sınıfı bir malzemenin tedariği titizlikle, çok sık aralıklarla ve sürekli gözlem altında tutulmalıdır.

B Sınıfı Kalemler (Orta Ölçekli ve Gelişime Açık)

Stok kalem miktarının yaklaşık %30’unu ancak yıllık tüketim değerinin de aşağı yukarı %15-%20’sini oluşturan ürünlerdir. Çok kritik olmayan, firmanın yaşam döngüsünü kısa vadede riske atmayacak, fakat bir süre sonra stoğu bitince sancı yaratmaya başlayacak orta sınıf ürünlerdir. Yönetim süreci standart bir rutin ile idare edilebilir.

C Sınıfı Kalemler (Sayıca Çok, Değerce Çok Düşük)

İşte Pareto prensibinin asıl can alıcı noktası burasıdır. Toplam çeşitliliğin (kalem türünün) %50’den fazlasını oluştururlar, bütün departmanları peşinden en çok koşturan, sayımı ve takibi en çok yoran parça grubu bunlardır; ancak iş parasal boyuta (veya hacme) geldiğinde yıllık tüketim değerinin sadece %5’lik bir bölümüne tekabül ederler. Vidalar, küçük plastik tıkaçlar, sarf malzemeler genellikle C Sınıfı ürünler arasındadır. Yöneticilerin her gün bunlarla çok vakit kaybetmesi operasyonel bir sızıntıdır.

Tedarik zinciri standartları ve küresel standartlaşmasını sağlayan kurumlar vasıtasıyla geliştirilen depo operasyon modellerine göre, veriye dayalı ABC analizleri yöneticilere stok denetiminde büyük kolaylık sağlamaktadır. Küresel ürün kodlamasına liderlik eden köklü yapıların (GS1 gibi) standartlaştırdığı ölçüm yöntemleriyle tüm kalemlerin tekilleştirilmesi, barkodlanması ve ERP sistemleriyle buluşması tedarik altyapısını dijital sınıflamaya uygun zemin haline getirir.

Aynı şekilde tedarik birliği olan ulusal komiteler aracılığıyla, şirketler büyük veri üzerinden tedarik akışlarını standartlaştırmayı, A, B ve C sınıfı malzemeleri çok daha stabil zincir standartlarına entegre etmeyi hedeflemektedirler.

İşletmeye Sağlayacağı Katma Değer: Gerçekçi Fırsatlar

Bu klasifikasyon sadece ürünleri kağıt üzerinde listelemekten ibaret bir teori değildir. Şirketin maliyet yönetim stratejilerini kökünden değiştirebilir;

1. Sıkı Denetim ve Periyodik Sayım Optimizasyonu: Normal şartlarda bir depoda yıllık tek bir büyük genel sayım yapılmak istendiğinde depodaki operasyon geçici bir süre durdurulur. Oysa ABC metodu uygulanan modern depolarda, sürekli “döngüsel sayım” (cycle counting) gerçekleştirilir. A kalemleri her ay veya her hafta düzenli olarak büyük bir hassasiyetle sayılır ve doğrulanır. B kalemleri altı ayda bir veya üç ayda bir, C kalemleri ise sadece yıl sonunda sayılır. Çünkü C kalemlerinde yaşanacak %1’lik bir eksiklik veya sapma muhasebesel olarak tolere edilebilirken, A sınıfından yaşanacak %1’lik sapma büyük felaket senaryoları doğuracaktır.

2. Depo İç Yerleşim Planının (Slotting) İyileştirilmesi: Operatörlerin sipariş toplama (picking) hızları deponun organizasyonuna bağlıdır. İşletme Ciro ve hareket kabiliyeti yüksek olan bir A Sınıfı ürünü, deponun ta en kuytu köşesine yerleştirmişse, çalışanların o raflara git-gel zamanı büyük israf üretir. Siparişlerin en hızlı çıkacağı mal kabul veya sevk alanlarına yakın prime lokasyonlara A ürünleri, erişimi daha zor olan üst kat raflarına ise C ürünleri konumlandırılmalıdır.

3. Başlanmış Olan Tedarikçi Analizine Etkisi: Satın alma departmanları zamanının çok büyük bölümünü tedarikçilerle pazarlık yaparak veya termin süreleri üzerine toplantılar yaparak geçirir. Bir kalem “C sınıfından” ise ucuzdur ve onun için sık sipariş vermek yerine daha yüklü hacimlerde 6 aylık siparişini sisteme girip zaman tasarrufu sağlanabilir. A Sınıfından parçalar satın alınıyorsa, birden fazla tedarikçide riskleri dağıtmak, en ucuzu bulmak için sürekli küresel piyasa fiyatlarını araştırmak gerekir.

Tedarik zinciri alanındaki otorite kaynakların da işaret ettiği şekilde stratejik lojistik yönetim organizasyonlarının (örneğin ASCM referansları bağlamında) tedarik zincirlerinin kriz anlarında sarsılmaması, yüksek riskli “A Cinsi” hammaddelere ne kadar doğru güvence stratejileri planlandığı ile doğru orantılıdır.

Veri Merkezi Olmadan Mümkün Değil: Doğru Teknoloji Kullanımı

Elde Excel listeleri ile on binlerce adet SKU için ABC analizi formülleri uygulamak, kalemlerin geçmiş tüketim ortalamalarını almak, dönemsel olarak değişen fiyatlarla A ve B statüsünü sürekli yukarı aşağı doğru revize etmek inanılmaz zorlu ve hata yapmaya açık bir yöntemdir. Düşünün ki dün B sınıfı olan bir malzeme, ani bir döviz kuru fırlaması veya yeni bir müşteri talebiyle yarın sizin A Seriniz olmak yolunda evrilebilir. Dinamik listelerin bir yazılım tarafından sürekli kontrol altında tutulması şarttır.

Böylesi değişken bir yapıda süreçlerinizi merkezden sağlam bir kontrol ağına oturtabilmek adına stok takip programı sistemlerinden faydalanmak, manuel yapılan tüm operasyon risklerini algoritmik temellere oturtacaktır. Şirketin satınalma öge defterlerinden verileri çeken, tüketim miktarını kendisi tespit edip her ay “A, B ve C sınıfında değişenler raporunu” yöneticiye akıllı olarak yansıtan uygulamalar, sermayenizin atıl depolar köşesinde eskiyerek değer kaybetmesinin önüne geçer.

Gelecek Vizyonunda Envanter Analitiği

ABC Analizi klasik ancak her işletmenin dönemsel check-up gibi uygulamaya mecbur olduğu kalıcı bir operasyon aracıdır. Modern yazılımlar sadece bu standart Pareto hesabıyla da sınırlı kalmamakta; XYZ Analizi (dalgalanma analizi, satış istikrarına göre) veya FSN Analizi (satış ve hareket hızına göre, fast-slow-non moving) gibi türevleriyle de birleşerek matrisler üretmektedir. Bir malzemenin hem değeri yüksek grupta (A) hem de harcanma debisi çok dalgalı (Z) gruptaysa, oraya bambaşka tedbirler almak zorundasınız demektir.

Netice itibarıyla depo, işletmenin cüzdanında nakit olarak duran, sadece bir süreliğine mala çevrilmiş olan paralardır. Nakit varlığınızı bankada nasıl stratejik hesaplarla, farklı portföylere, riske ve getiriye göre ayırarak değerlendiriyorsanız, ambarlarınızda bekleyen palet sayılarına da aynı analitik keskinlikte, değer temelli portföy stratejisi ile yaklaşmaya başlamak zorundasınız. Stok yönetiminde doğru verileri ve metodolojileri kullananlar belirsizlik rüzgarlarına inat, kârlılık limanından hiç uzaklaşmamış olacaklardır.

kaynak:  https://www.harmonyerp.com.tr/abc-analizi-ile-stok-yonetimi/

Kaynak: Bülten